Toivo ammatillisen perhekodin rekrytoinnin rekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi työsuhteeseen. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi tilanteesta riippuen liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada Toivo ammatillinen perhekodilta yhteydenottoja tai työtarjouksia Toivo ammatillisessa perhekodissa mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilanteesta riippuen joko:

a.) työnhakijan (rekisteröidyn) antama suostumus käsittelyyn tai

b.) Toivo ammatillisen perhekodin oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten.

Rekisteri kattaa tietoja mahdollisista Toivo ammatillisen perhekodin työntekijöistä. Rekisteriin tallennetaan tehtäväkohtaisen harkinnan mukaan rekrytointiprosessissa tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi hakijan yhteystiedot, ammattioikeudet, työhistoria ja koulutustausta, työsuhdetta koskevat toiveet ja rekrytointiprosessin aikana syntyvät prosessitiedot, sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä hakijan hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi. Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli säilyttämiselle on jokin erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen ja vastaavien vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällöin säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista milloin tahansa. Muutoin henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tämän rekisterin osalta tietoja säilytetään yhden (1) vuoden tietojen vastaanottamisesta.

Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet, kuten esimerkiksi suosittelijat. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikki, siltä osin kuin se on tarpeellista.

Henkilötietoja käsitellään EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille säännönmukaisesti.

Toivo ammatillisella perhekodilla on asianmukaiset suojatoimet käytössä henkilötietojen suojaamiseksi. Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Täytetyn rekrytointihakemuksen tiedot siirretään suojattuun kansioon. Rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvä tiedotus tapahtuu sähköpostitse hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai puhelimitse.

Tietoja ei käytetä profilointitarkoituksessa eikä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Toivo ammatillisen perhekodin oikeutettuihin etuihin. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Toivo ammatillinen perhekoti voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus saada Toivo ammattiselta perhekodilta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyillä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. Toivo ammatillinen perhekoti Oy informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla Toivo ammatilliseen perhekotiin yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään. Tarkastuspyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset tiedot oikaistaan. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön Mehiläiselle tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisesti.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta, tai jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Poistopyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Toivo ammatillisen perhekodin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut Toivo ammatilliselle perhekodille tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä Toivo ammatilliseen perhekotiin tämän tietosuojaselosteen kohdan (yhteystiedot) mukaisesti. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn henkilötietoihin liittyvissä asioissa voi ottaa yhteyttä Toivo ammatillisen perhekodin tietosuojavastaavaan.

Varmistamme henkilöllisyytesi, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on siihen oikeus.

Huomioithan, että voimme ottaa vastaan rekisteröityjen pyyntöjä ainoastaan kirjallisesti.
Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, käytäthän suojattua sähköpostia.

Tietosuojavastaava
saila.hurskainen@toivoapk.fi